Самый простой способ разочароваться в себе – составить план на день и попытаться неотступно следовать ему. Уже в утренние часы вы обнаружите, что во временные рамки поместилось далеко не все, что вы хотели бы сделать. К обеду станет очевидным отставание, а к вечеру вы поймете, что часть дел придется переносить на завтра. И каждый раз очень горько осознавать свое поражение, ведь в современном мире без планирования невозможно добиться успеха:

  • Все успешные люди пользуются ежедневником;
  • Каждый старт-ап имеет собственный бизнес-план;
  • В крупных компаниях задачи и вовсе ставят на день, неделю, месяц, год и пятилетку;
  • И даже у школьников есть свое расписание!

Что же с нами не так? Давайте попробуем вместе разобраться в причинах своих бед и основах эффективного планирования.

Конвергентное мышление – «первый кирпич» нашего тайм-менеджмента

Почему предприятиям удается следовать своим планам, а нам – нет? Причины следует искать в сравнении подходов:

Планы компанииВаш ежедневник
Выделено 3-5 важнейших направленийСоставлен хаотичный список желаний, потребностей и целей
Оценка рисков – часть плана. Спрос на товары и услуги зависит от моды, политических и экономических факторов, покупательской способности и многого другого. Предприниматели учитывают это в плане, выделяя худший и лучший сценарий.Объективной оценки нет. Планируя свой день или год, никто из нас не учитывает таких рисков, как головная боль, неприятное стечение обстоятельств, отвратительное настроение. А эти факторы всегда оказывают влияние на нашу продуктивность.
Гибкость. При изменении обстоятельств компании меняют свои планы. Так, при пандемии ковида многие смогли реализовать объем продаж только благодаря переходу на бесконтактную доставку и онлайн-консультации.Жесткость. А что делали люди на самоизоляции? Большинство сокрушалось о рухнувших планах и были заняты поиском развлечений, а не способов осуществить задуманное.

Таким образом, наш план на день или год – чаще всего, является не руководством к действию, а простой подборкой желаний и потребностей, не адаптированной к реальности. Тип мышления, которым мы руководствуемся при его составлении, называется конвергентным.

Конвергентное мышление – это процесс подбора идей, методов и способов решения задач, а также анализа и выделения лучших из них. Типичный пример таких рассуждений – мозговой штурм, при котором собираются предложения всего коллектива, рассматриваются и несколько из них испробуют в действии

У конвергентного мышления в планировании есть свои достоинства:

  • Он становится отличным «компасом», который не дает утонуть в рутине и напоминает об истинных желаниях;
  • Конвергентное мышление «подстегивает» нас и заставляет быстрее справляться с повседневными задачами ради чего-то более важного;
  • Если вы напишите такой список задач на год и будете держать его под рукой, то наверняка найдете, чем заполнить свободное время.

Недостатками же конвергентного мышления в планировании становятся:

  • Жесткость. Вы не рассматриваете иные варианты решения задач, хотя они могут оказаться более результативными;
  • Неприятие чужого мнения. В компаниях, где царит “конвергентный правитель” сотрудники не стремятся работать на результат и излагать свои идеи – они следуют поставленному плану;
  • Отставание в развитии. Конкурент, использующий более новые технологии, получает более низкую себестоимость продукта, быстрее выходит на рынок и может предложить покупателю более высокое качество.

В быту конвергентное мышление чаще всего сказывается отсутствием системы учета рисков. Именно это заставляет нас каждый раз разочаровываться в себе, когда мы вечером обнаруживаем, что не выполнили и половины из задуманного. 

Критический пересмотр: выводим планирование на новый уровень

Наверняка вы заметили, что вторым важным отличием бизнес-плана от списка дел является оценка рисков. Но их не просто оценивают, но еще и предполагают варианты их компенсации. Так, для бизнеса сейчас характерна омниканальность – уже никто не полагается на одну лишь вывеску или продажи через интернет-магазин: ведутся блоги в социальных сетях, подключается контекстная реклама и контроль над репутацией. И это только один из факторов, снижающих риски.

В плане на день или год снизить риски и частично разгрузить свой график также возможно несколькими способами:

  • Учитывайте не только время, которое требуется на выполнение задач, но и “пустые блоки”. Согласитесь, определить точный промежуток в быту очень сложно. Так, иногда вы просыпаетесь полными сил и на приготовление завтрака нужно всего 15 минут, а в другой день вам потребуется на это же дело полчаса и даже больше. Поэтому вставка 2-3 «незаполненных часов» попросту необходима.
  • Расстановка приоритетов. Матрица Эйзенхауэра предлагает разбивать задачи на 4 группы:
  1. Важные и срочные – ваши рабочие и бытовые обязанности. Их нужно выполнять в первую очередь;
  2. Важные, но несрочные – дела, способные оказать влияние на ваше будущее. Например, ведение блога, написание книги или формирование инвестиционного портфеля. Их включают в план вторыми;
  3. Срочные и неважные – занимают почетное третье место. В основном, это задачи, связанные с отношениями. Например, визит к родственникам, разговор с другом, посещение футбольного матча. В условиях аврала их можно отложить;
  4. Несрочные и неважные – от них стоит вовсе отказаться.
  • Делегирование. Кто сказал, что весь свой план вы должны выполнять в одиночку? Сходить в магазин может ребенок, помыть посуду – супруг, а отвезти заказы клиентам – курьер. Рассматривая свои планы, всегда ищите пункты, которые можно поручить кому-то другому.
  • Планирование отдыха. Все мы привыкли плотно утрамбовывать в свой график дела и задачи, при этом времени на семью и увлечения попросту не остается. И это часто становится причиной срывов, выгорания и «лени», заставляющей лежать и бездействовать. Между тем, планирование отдыха не только снизит риск эмоциональных проблем, но и поможет более разнообразно и полноценно проводить досуг. 

Бесспорно, такое «хеджирование рисков» существенно уменьшает количество пунктов в вашем плане. Но оно дает более объективную оценку сил, возможность определения действительно значимых целей и экономии ресурсов собственного организма. Критическое мышление избавит вас от разочарований в себе и излишней спешки.

Дивергентное мышление: 80-ый лэвел планирования

Еще в 20-ых компании планировали свое развитие на 5 лет вперед. Но в условиях рыночной экономики и бурного развития технологий эта модель оказалась неэффективной. Поэтому такие сферы, как IT, медицина, технологичные производства вынуждены обретать гибкость и практиковать новый подход, сочетающий конвергентное планирование с дивергентным мышлением сотрудников. Этот подход получил название Agile. 

Дивергентное мышление – это готовность к изменению своих планов в любой момент времени. Например, вы планировали поработать в этот день на садовом участке, но пошел дождь. Вместо страданий и пустого времяпрепровождения вы сразу же находите десятки мелких дел, которые нужно выполнить в доме. 

Метод Agile – это методичное использование дивергентного мышления в организации работы целых компаний, а также отдельно взятых людей. Суть его такова:

  • Ставится задача сроком на 3 месяца. Четко описываются все требования к ней и алгоритмы работы для сотрудников.
  • Компании отказываются от перфекционизма и проработки деталей – за текущий период они создают «минимально рабочий продукт».
  • В конце 3-месячного срока проводится анализ проделанной работы и перспективы дальнейшего развития в том же направлении. На это отводится 1-2 недели. Если позитивный результат очевиден, то команда продолжает работать в том же ракурсе и ставит цели по доработке продукта, расширению его возможностей и усовершенствованию. 
  • Бывает, что дальнейшие перспективы туманны и выбранный курс не принес должных результатов. В этом случае выдвигаются новые гипотезы, разрабатываются новые планы и цели.
  • Agile подразумевает дивергентное мышление с непосредственным участием всей команды. Выдвижение гипотез и наличие «права голоса» у каждого сотрудника часто позволяет найти более простые и менее затратные пути решения проблем, оказаться на шаг впереди конкурентов или создать нечто принципиально новое, революционное и обладающее огромным потенциалом.

Принцип планирования по системе Agile актуален и в жизни:

  • Если при стандартной системе все дела откладываются на конец года, то при дивергентном планировании вам нужно добиться результата всего за 3 месяца. В особых случаях можно сокращать период до 3 недель.
  • Короткий временной промежуток позволяет более адекватно оценивать цели и своевременно “приземлять” их или искать более простые способы реализации. Например, при желании сделать ремонт вы пересчитаете свои доходы и наверняка, выберете более бюджетные отделочные материалы, а не возьмете очередной кредит.
  • Краткосрочное планирование дает гибкость. Так, вы своевременно сможете понять, что не стоит рассчитывать на карьеру и финансовый рост в вашей компании, если спрос на ее товары неуклонно падает. Наверняка, при подобных амбициях вы найдете другую вакансию раньше, чем попадете под сокращение.
  • Особенно важен принцип Agile при поиске себя. Ведь в году 12 месяцев – и вы можете испытать свои силы, как минимум, в 4 сферах. И если поймете, что это не ваше – просто пойдете дальше.
  • По Agile легче отсеять навязанные вам цели. Например, изучение английского. Уделите планомерной работе над этим 3 месяца и вы поймете, действительно вам этого хочется или нет.

И наконец, используя дивергентное мышление, вы точно не обнаружите, что лестница, по которой вы взбирались несколько лет, приставлена ни к той стене. Наши желания и мир вокруг меняются. Остается только принять это как факт и обрести гибкость, научиться выслушивать альтернативные мнения и вносить коррективы в свои планы.