Самый простой способ разочароваться в себе – составить план на день и попытаться неотступно следовать ему. Уже в утренние часы вы обнаружите, что во временные рамки поместилось далеко не все, что вы хотели бы сделать. К обеду станет очевидным отставание, а к вечеру вы поймете, что часть дел придется переносить на завтра. И каждый раз очень горько осознавать свое поражение, ведь в современном мире без планирования невозможно добиться успеха:
- Все успешные люди пользуются ежедневником;
- Каждый старт-ап имеет собственный бизнес-план;
- В крупных компаниях задачи и вовсе ставят на день, неделю, месяц, год и пятилетку;
- И даже у школьников есть свое расписание!
Что же с нами не так? Давайте попробуем вместе разобраться в причинах своих бед и основах эффективного планирования.
Конвергентное мышление – «первый кирпич» нашего тайм-менеджмента
Почему предприятиям удается следовать своим планам, а нам – нет? Причины следует искать в сравнении подходов:
| Планы компании | Ваш ежедневник |
| Выделено 3-5 важнейших направлений | Составлен хаотичный список желаний, потребностей и целей |
| Оценка рисков – часть плана. Спрос на товары и услуги зависит от моды, политических и экономических факторов, покупательской способности и многого другого. Предприниматели учитывают это в плане, выделяя худший и лучший сценарий. | Объективной оценки нет. Планируя свой день или год, никто из нас не учитывает таких рисков, как головная боль, неприятное стечение обстоятельств, отвратительное настроение. А эти факторы всегда оказывают влияние на нашу продуктивность. |
| Гибкость. При изменении обстоятельств компании меняют свои планы. Так, при пандемии ковида многие смогли реализовать объем продаж только благодаря переходу на бесконтактную доставку и онлайн-консультации. | Жесткость. А что делали люди на самоизоляции? Большинство сокрушалось о рухнувших планах и были заняты поиском развлечений, а не способов осуществить задуманное. |
Таким образом, наш план на день или год – чаще всего, является не руководством к действию, а простой подборкой желаний и потребностей, не адаптированной к реальности. Тип мышления, которым мы руководствуемся при его составлении, называется конвергентным.
Конвергентное мышление — это процесс подбора идей, методов и способов решения задач, а также анализа и выделения лучших из них. Типичный пример таких рассуждений — мозговой штурм, при котором собираются предложения всего коллектива, рассматриваются и несколько из них испробуют в действии.
У конвергентного мышления в планировании есть свои достоинства:
- Он становится отличным «компасом», который не дает утонуть в рутине и напоминает об истинных желаниях;
- Конвергентное мышление «подстегивает» нас и заставляет быстрее справляться с повседневными задачами ради чего-то более важного;
- Если вы напишите такой список задач на год и будете держать его под рукой, то наверняка найдете, чем заполнить свободное время.
Недостатками же конвергентного мышления в планировании становятся:
- Жесткость. Вы не рассматриваете иные варианты решения задач, хотя они могут оказаться более результативными;
- Неприятие чужого мнения. В компаниях, где царит “конвергентный правитель” сотрудники не стремятся работать на результат и излагать свои идеи — они следуют поставленному плану;
- Отставание в развитии. Конкурент, использующий более новые технологии, получает более низкую себестоимость продукта, быстрее выходит на рынок и может предложить покупателю более высокое качество.
В быту конвергентное мышление чаще всего сказывается отсутствием системы учета рисков. Именно это заставляет нас каждый раз разочаровываться в себе, когда мы вечером обнаруживаем, что не выполнили и половины из задуманного.
Критический пересмотр: выводим планирование на новый уровень
Наверняка вы заметили, что вторым важным отличием бизнес-плана от списка дел является оценка рисков. Но их не просто оценивают, но еще и предполагают варианты их компенсации. Так, для бизнеса сейчас характерна омниканальность – уже никто не полагается на одну лишь вывеску или продажи через интернет-магазин: ведутся блоги в социальных сетях, подключается контекстная реклама и контроль над репутацией. И это только один из факторов, снижающих риски.
В плане на день или год снизить риски и частично разгрузить свой график также возможно несколькими способами:
- Учитывайте не только время, которое требуется на выполнение задач, но и “пустые блоки”. Согласитесь, определить точный промежуток в быту очень сложно. Так, иногда вы просыпаетесь полными сил и на приготовление завтрака нужно всего 15 минут, а в другой день вам потребуется на это же дело полчаса и даже больше. Поэтому вставка 2-3 «незаполненных часов» попросту необходима.
- Расстановка приоритетов. Матрица Эйзенхауэра предлагает разбивать задачи на 4 группы:
- Важные и срочные – ваши рабочие и бытовые обязанности. Их нужно выполнять в первую очередь;
- Важные, но несрочные – дела, способные оказать влияние на ваше будущее. Например, ведение блога, написание книги или формирование инвестиционного портфеля. Их включают в план вторыми;
- Срочные и неважные – занимают почетное третье место. В основном, это задачи, связанные с отношениями. Например, визит к родственникам, разговор с другом, посещение футбольного матча. В условиях аврала их можно отложить;
- Несрочные и неважные – от них стоит вовсе отказаться.
- Делегирование. Кто сказал, что весь свой план вы должны выполнять в одиночку? Сходить в магазин может ребенок, помыть посуду – супруг, а отвезти заказы клиентам – курьер. Рассматривая свои планы, всегда ищите пункты, которые можно поручить кому-то другому.
- Планирование отдыха. Все мы привыкли плотно утрамбовывать в свой график дела и задачи, при этом времени на семью и увлечения попросту не остается. И это часто становится причиной срывов, выгорания и «лени», заставляющей лежать и бездействовать. Между тем, планирование отдыха не только снизит риск эмоциональных проблем, но и поможет более разнообразно и полноценно проводить досуг.
Бесспорно, такое «хеджирование рисков» существенно уменьшает количество пунктов в вашем плане. Но оно дает более объективную оценку сил, возможность определения действительно значимых целей и экономии ресурсов собственного организма. Критическое мышление избавит вас от разочарований в себе и излишней спешки.
Дивергентное мышление: 80-ый лэвел планирования
Еще в 20-ых компании планировали свое развитие на 5 лет вперед. Но в условиях рыночной экономики и бурного развития технологий эта модель оказалась неэффективной. Поэтому такие сферы, как IT, медицина, технологичные производства вынуждены обретать гибкость и практиковать новый подход, сочетающий конвергентное планирование с дивергентным мышлением сотрудников. Этот подход получил название Agile.
Дивергентное мышление — это готовность к изменению своих планов в любой момент времени. Например, вы планировали поработать в этот день на садовом участке, но пошел дождь. Вместо страданий и пустого времяпрепровождения вы сразу же находите десятки мелких дел, которые нужно выполнить в доме.
Метод Agile — это методичное использование дивергентного мышления в организации работы целых компаний, а также отдельно взятых людей. Суть его такова:
- Ставится задача сроком на 3 месяца. Четко описываются все требования к ней и алгоритмы работы для сотрудников.
- Компании отказываются от перфекционизма и проработки деталей – за текущий период они создают «минимально рабочий продукт».
- В конце 3-месячного срока проводится анализ проделанной работы и перспективы дальнейшего развития в том же направлении. На это отводится 1-2 недели. Если позитивный результат очевиден, то команда продолжает работать в том же ракурсе и ставит цели по доработке продукта, расширению его возможностей и усовершенствованию.
- Бывает, что дальнейшие перспективы туманны и выбранный курс не принес должных результатов. В этом случае выдвигаются новые гипотезы, разрабатываются новые планы и цели.
- Agile подразумевает дивергентное мышление с непосредственным участием всей команды. Выдвижение гипотез и наличие «права голоса» у каждого сотрудника часто позволяет найти более простые и менее затратные пути решения проблем, оказаться на шаг впереди конкурентов или создать нечто принципиально новое, революционное и обладающее огромным потенциалом.
Принцип планирования по системе Agile актуален и в жизни:
- Если при стандартной системе все дела откладываются на конец года, то при дивергентном планировании вам нужно добиться результата всего за 3 месяца. В особых случаях можно сокращать период до 3 недель.
- Короткий временной промежуток позволяет более адекватно оценивать цели и своевременно “приземлять” их или искать более простые способы реализации. Например, при желании сделать ремонт вы пересчитаете свои доходы и наверняка, выберете более бюджетные отделочные материалы, а не возьмете очередной кредит.
- Краткосрочное планирование дает гибкость. Так, вы своевременно сможете понять, что не стоит рассчитывать на карьеру и финансовый рост в вашей компании, если спрос на ее товары неуклонно падает. Наверняка, при подобных амбициях вы найдете другую вакансию раньше, чем попадете под сокращение.
- Особенно важен принцип Agile при поиске себя. Ведь в году 12 месяцев — и вы можете испытать свои силы, как минимум, в 4 сферах. И если поймете, что это не ваше — просто пойдете дальше.
- По Agile легче отсеять навязанные вам цели. Например, изучение английского. Уделите планомерной работе над этим 3 месяца и вы поймете, действительно вам этого хочется или нет.
И наконец, используя дивергентное мышление, вы точно не обнаружите, что лестница, по которой вы взбирались несколько лет, приставлена ни к той стене. Наши желания и мир вокруг меняются. Остается только принять это как факт и обрести гибкость, научиться выслушивать альтернативные мнения и вносить коррективы в свои планы.
🎁 Ценный Бонус за прочтение этой статьи
Поздравляем вас дорогой читатель! Вы дочитали до конца эту статью и очень надеемся, что взяли максимальную пользу 🤗. Но это не все…
Мы приготовили еще ценный подарок — 8 эксклюзивных материалов в PDF. Забрать их можно нажав на кнопку ниже ⬇
