Скорее всего, если вас заинтересовало название этой статьи, вы занимаете руководящую должность и часто бывает так, что у вас не остается даже лишнего часа в сутках на то, чтобы посвятить время своему хобби, здоровью или семье.

Может быть вы с трудом выделили время даже для прочтения этой статьи. Однако обещаем, что 10 минут, которые потратите на этот материал, вы сможете сполна компенсировать, если начнете применять методы управления временем, собранные и описанные ниже. 

Почему у руководителей появляются проблемы с управлением времени

Разбираясь, почему люди на руководящих должностях часто страдают от того, что не могут правильно планировать своё рабочее время и постоянно находятся в его дефиците, приходит понимание, что всё начинается с неверных убеждений. Как бы удивительно это не звучало, даже у руководителей и топ-менеджеров несмотря на все их заслуги и организаторские умения, есть много неправильных установок, с которыми нужно работать. В противном случае даже высокая должность не принесет удовольствия. Более того, она может привести к профессиональному выгоранию и поставить под угрозу текущие проекты и успешность компании.

Чаще всего у руководителей есть несколько типов убеждений, из-за которых они теряют уйму времени и энергии на рабочем месте. Рассмотрим детальнее каждое из них. 

Проще сделать это самому, чем объяснять другому. Это одно из самых частых убеждений, с которыми сталкиваются руководители. Топ-менеджеру кажется, что команда не сможет сделать так же круто, как он, поэтому нужно все брать в свои руки и делать качественно. 

Делать все наравне с командой. Менеджер ощущает себя одним целым с сотрудниками, помогает им делать их работу, и даже может доделать что-то за них. По факту, команда сразу считывает, что не всегда нужно стараться, потому что все может доделать их начальник. 

Неудобно требовать от сотрудников того, что является их обязанностью. Несмотря на то, что у руководителя такая должность — руководить, бывает так, что ему не по себе говорить другим, что им делать. Поэтому часть обязанностей сотрудников он берет на себя.

Нежелание вносить в свою жизнь что-то новое, искать новые инструменты планирования. Бывает и так, что руководитель начинает считать, что уже все знает и уверен, что управляет своим временем и временем сотрудников самым лучшим образом. И когда что-то идет не по плану, а свободных часов в сутках становится все меньше, он просто не желает этого замечать. 

Также есть другая категория причин потери времени — это неэффективное планирование и неправильная постановка целей внутри команды, отсутствие распределения ответственности. Также есть непредвиденные задачи, которые занимают тоже большую часть рабочего времени. В итоге время, проведенное на работе, затягивается. 

Есть и третий тип ситуаций, когда работающая система тайм-менеджмента рушится. Обычно так происходит у руководителей, которых только повысили или они пришли в новую команду. Как бы идеально до этого не были выстроены механизмы управления временем, в первый месяц работы они рушатся. Большие ожидания от команды и собственников ломают любой тайм-менеджмент. И чтобы как можно быстрее начать снимать с себя нагрузку, нужно систематизировать работу, а после начать делегировать задачи. Лично мне в таких ситуациях помогает матрица Эйзенхауэра. О ней я расскажу немного ниже. 

Инструменты, которые помогут управлять временем

В работе менеджера есть много сложных моментов, и дефицит такого ресурса как время — один из минусов. Однако это не означает, что с проблемой нужно смириться. В статье я постарался собрать наиболее эффективные методы управления временем, которые действительно помогают разгрузить себя от задач. 

Большинство из инструментов, о которых дальше пойдет речь, это приемы тайм-менеджмента. Скорее всего, вы уже знакомы с этим понятием, однако я еще раз объясню его суть.

Тайм-менеджмент — это различные техники и методы для управления временем. Он помогает человеку или целой корпорации экономить ресурсы и эффективно планировать время. Большинство методов планирования основаны на трех идеях — приоритизации, планирования и структурирования.

Однако перед тем, как начать правильно планировать свое время, руководителю нужно посмотреть на себя «со стороны», чтобы понять, куда двигаться. Для этого нужно задать себе три вопроса:

Что я могу перестать делать?

Что я могу перепоручить?

Что я могу делать иначе?

Ответив на эти вопросы, вы снимете с себя часть задач, которые можете передать подчиненным и от этого качество их выполнения не пострадает. Исключив такие задачи из своего списка дел, распланировать время будет гораздо легче. 

Делегирование

Вы наверняка знаете, что одно из ключевых умений руководителя — делегирование задач. Однако не все понимают, как это делать и зачем нужно на самом деле. Основная цель делегирования — это разгрузить руководителя и освободить его время. Чем выше должность, тем более ценно для компании время этого руководителя, потому что его функции крайне важны. Поэтому делая все самостоятельно, топ-менеджер совершает ошибку. 

К делегированию лучше подходить постепенно. Резкая смена позиции ни к чему не приведет. Нужно научиться понемногу ставить задачи и получать их ожидаемое выполнение. Шаги, которые руководителю стоит предпринять, чтобы правильно передать часть своих полномочий сотрудникам:

«прикажи» — руководитель ставит четкую задачу подчиненному;

«объясни» — руководитель объясняет, почему он принял именно это решение;

«посоветуйся» — топ-менеджер советуется с командой, как нужно поступить. Это вовлекать сотрудников в процесс принятие решений;

«согласуй» — руководитель предлагает всем высказаться по поводу решения задачи, после этого подводит итог обсуждения. Как результат, все участники принимают решение совместно;

«рекомендуй» — руководитель дает команде рекомендации, на основе которых она должна сама выбрать пути достижения цели;

«разузнай» — подчиненные сами работают над задачей, даже без присутствия руководителя; при этом команда принимает решения, которые после нее не пересматриваются;

«передай» — руководитель не принимает участия в выполнении проекта или задачи; сотрудники сами выдвигают идеи, выполняют работу и отчитываются перед начальником. 

Эффективное делегирование не только освободит время руководителя, а и усовершенствует навыки сотрудников, которые станут более ценными кадрами. 

Делайте только то, что за вас никто сделать не сможет”

Данное правило выходит из основ делегирования, однако я решил акцентировать на этом моменте особое внимание. Часто руководители помогают своим подчиненным делать их работу. Причин этому может быть множество, от личной симпатии к человеку до скрытого убеждения, что «я слишком много от них требую». Однако такой подход приводит к тому, что отдел или компания перестает двигаться в нужном направлении, потому что руководитель вместо своей работы (планировать, выстраивать процессы, следить за результатом) помогает своим сотрудникам. 

Помочь в экстренной ситуации, когда человек действительно не может справиться, и это некому перепоручить, это нормально. Однако не стоит вводить такой подход в повседневную практику. 

Чтобы исключить из своего списка дел задачи, которые должны решать не вы, записывайте в течение дня все, что вы делали. Вечером проанализируйте, какие из этих задач действительно входят в ваши обязанности. Если попадаются дела, которые должны делать ваши сотрудники, вам стоит пересмотреть свой подход к работе.

Уважайте не только свое время, но и время своих сотрудников

Организованность сотрудников напрямую отражается на времени руководителя, поэтому им нужно подавать пример «правильного» поведения. Если вы считаете, что можете позвонить своему сотруднику в субботу вечером и дать какое-то задание, то можете быть уверенными, что он тоже перестанет уважать ваше время и будет поступать точно так же. 

Для того, чтобы команда уважала ваше время и не тратила его по пустякам, покажите пример своим поведением. Например, назначайте собрания и начинайте их вовремя, и привлекайте к ним сотрудников, которых это действительно касается. Заранее продумывайте поручения, чтобы не дергать работников и не заставлять переделывать их работу по несколько раз, хотя можно было сделать все и с первого раза.

Матрица Эйзенхауэра

Автор методики Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии и 34-й президент США. Система, по которой он расперелял свои дела, сегодня пользуется популярностью по всему миру.

Матрица помогает правильно ставить цели на день и расставлять приоритеты. Благодаря этому вы сможете быстро распределить свой список дел, даже если задач достаточно много. 

Для этого выпишите весь список дел на сегодня. Потом остановившись на каждой задаче, спрашиваем себя:

Это важно? — да/нет

Это срочно? — да/нет

После на чистом листе бумаги расчерчиваем квадрат на четыре части и вносим задачи согласно вашим ответам. 

Желательно, чтобы квадрат «Важные и срочные» состоял из одного-двух дел или вовсе был пустым. В противном случае у вас аврал в работе и это нужно срочно исправлять. 

Квадрат «Важные, но несрочные дела» должен составлять основную вашу деятельность. Сюда вносим задачи, которые требуют максимального внимания, однако не нуждаются в быстром решении, а значит вы можете сделать их без спешки и паники. 

Квадрат «Срочные, но не важные дела» — это и есть дела, которые вас отвлекают и занимают большую часть времени. Они отрывают нас от действительно важных дел, и не приносят результат. 

Квадрат «Не срочные и не важные» — это дела, которые не важны для нашей работы, однако мы любим уделять им время. Это могут быть соцсети, общение с другом.

Правильно составить матрицу Эйзенхауэра может получиться не сразу, однако она точно поможет научиться расставлять приоритеты. 

Если вы начинаете работу на новом месте, то матрица Эйзенхауэра очень важна. Ее нужно применять с первого дня работы. Этот инструмент сразу поможет разложить работу по приоритетам и со старта уже начать правильно выстраивать тайм-менеджмент.

Не бросайте все силы на решение накопившихся дел

Звучит парадоксально, однако здесь есть логика. Когда у нас образуется большой пул нерешенных задач, мы хотим побыстрее его разобрать и решить эти вопросы. В такие моменты мы откладываем «на потом» задачи, которые идут своим чередом. Вы уже догадались, что в таком случае с ними происходит? Да, разбираясь с одним авралом, вы незаметно «копите» другой. И это может быть бесконечный цикл.

Поэтому зная, что у вас накопилось много дел, не спешите отдать им все силы и время. 80% вашего времени уделите текущим задачам, чтобы они не накапливались. Остальные 20% времени посвятите старым делам. Ведь если они уже накопились и ожидают решения какое-то время, то могут подождать и еще. 

Кайдзен планирование

Кайдзен — это японская бизнес-философия, которая помогает выстроить и наладить работу в компании, однако ее принципы подойдут и отдельному человеку. Один из базовых тезисов кайдзен — маленькие шаги в нужном направлении помогаю получить многое. 

Чтобы научиться правильно и рационально распределять временной ресурс, необходимы не кардинальные перемены, а постепенная ежедневная работа, то есть введение привычки. 

Кайдзен планирование — это как раз организация своих дел по принципам философии Кайдзен. Как заявляют ее приверженцы, система помогает выйти на новый уровень в работе, личной жизни, увлечениях, при этом достигнув главной цели — баланса между всеми сферами жизни. 

Суть Кайдзен планирования состоит в том, что нужно ввести привычку планировать, при этом составлять список из небольших дел, которые приведут к большому результату. 

Автоматизация задач

Автоматизация помогает руководителю наиболее эффективно управлять проектами и текущими задачами. Она помогает избавиться от необходимых, но рутинных и утомительных процессов. Еще одно преимущество автоматизации — она сокращает количество ошибок и срывы проектов за счет точности планирования.

Проще всего автоматизировать именно повседневные постоянно повторяющиеся дела. 

Главные инструменты автоматизации:

  • доски — участники команды в режиме реального времени могут отслеживать состояние задач и изменять его. Также они могут сами создавать новые задачи и назначать ответственного за них;
  • синхронизация между приложениями — это помогает расширить возможности команд;
  • формы запросов (бриф, ТЗ) — такие шаблоны позволяют сэкономить время на сбор информации от заказчиков и автоматически запустить проект;
  • цифровые решения именно для вашей команды — разработка такого приложения довольно затратное дело, однако если у вас специфические процессы, то оно упростит планирование и распределение ресурсов;
  • универсальные платформы для управления проектами — на рынке сейчас есть большое количество продуктов, которые можно подстроить под процессы своей команды: управление данными, безопасность информации, автоматизация процессов. 

Баланс между «идеально» и «оптимально на данный момент»

Нельзя за 100% времени, 100% денег и со 100% качеством сделать всю работу, которая есть у вас или вашей команды. В любом случае что‑то из этого поменяется, потому что будут неожиданности и влияния внешней среды. Вы не можете предугадать, что сегодня заболеет дизайнер, а через неделю вы вообще переедете в новый офис. 

В сутках всего 24 часа и использовать их хочется для разных дел, а не только для работы. Но если всегда стремиться к идеалу, то список задач невообразимо увеличивается. При этом дела растягиваются во времени, и на одну задачу уже требуется не два дня, а неделя. 

Не ставьте себе слишком высокую планку, планируя в один день провести две встречи, собрание с командой, а потом еще успеть на полноценную тренировку и вечером выделить время семье. Поэтому планируйте по минимуму, не вгоняя себя в стресс. 

Если подвести итог, то для правильного управления временем руководителю нужно:

1.  Отследить, что именно входит в пул его ежедневных задач и оцифровать несколько своих дней.

2. Проанализировать, нет ли среди его списка дел задач, которые должны выполнять подчиненные.

3. Пересмотреть и убрать задачи, которые не приведут к результату и только отнимут время и силы.

4. Задачи, которые остались, рассортировать и распланировать с помощью планера, приложений, онлайн-сервисов или другим удобным способом.

5. Периодически пересматривать список дел и вновь задавать себе вопросы: Что я могу перестать делать? Что я могу перепоручить? Что я могу делать иначе?

Чтобы эта статья была для вас еще более полезной, я подготовил подборку инструментов и книг по планированию и управлению своим временем. Скачивайте список, изучайте материалы и избавляйте себя от всего лишнего!