Знакома ли вам ситуация, когда сотрудники целый день пьют кофе, каждый час курят или бесцельно листают инстаграм? При этом они не придерживаются дедлайнов, а качество работы весьма посредственное. Думаете, дело в лени? Скорее всего, причина в прокрастинации.

В дружеском разговоре спросите коллег, почему часто дедлайны горят, а работа не продвигается. Каждый второй скажет, что не может сконцентрироваться и отвлекается на бесполезные дела. Конечно, ему не хочется срывать сроки, подводить команду. Просто он не знает, как совладать с собой и начать работать. Чем ближе дедлайн, тем сильнее его мучает чувство вины, но собраться с силами не получается.

Попробуйте применить советы из этой статьи, и вы заметите, как сотрудники станут продуктивнее, будут больше к вам прислушиваться. Еще прокрастинация урезает прибыль, победив ее — вы увидите скачек в доходе.

Что такое прокрастинация

Прокрастинация — это иррациональное поведение, при котором человек на регулярной основе откладывает дела и отклоняется от первоначального плана. Он находит себе оправдания, занимается посторонними делами, только чтобы не приступать к выполнению задачи. В таком состояние человек не слышит свои же рациональные указания приступить к работе, его мозг ему не подчиняется.

Исследовательница из Университета Индианы Джессика Майрик выяснила, что люди смотрят видео с котиками или другие бессмысленные видео, чтобы получить короткое облегчение перед тяжелой задачей. На самом деле опрошенные люди не хотели смотреть эти видео, это была лишь попытка эмоционально привести себя в норму.

Прокрастинацию иногда путают с ленью, но это не одно и тоже. Ленивый человек не винит себя за бездействие, ему так комфортно. Прокрастинирующий человек же четко знает, что должен работать, и его мучают угрызения совести. Он хотел бы начать, но не знает, как себя перебороть. 

Почему наш мозг нас не слушается

Исследования американских нейробиологов Джозефа Леду и Пола Маклина показали, что причина прокрастинации кроется в эволюции мозга. Подробно об этих исследованиях рассказывается в книгах «The emotional brain» и «The triune brain in evolution». Самый древний участок мозга — это палеокортекс. Его еще называют мозговым стволом или мозгом рептилии. Он отвечает за инстинкты и рефлексы.

Дальше в процессе эволюции у наших предков развилась лимбическая система. Она отвечает за эмоции и нужна нам для быстрого принятия решений.

Позже всего развился неокортекс. Эта часть нашего мозга отвечает за рациональное и логическое мышление. И так как этот участок относительно новый, то влияние лимбической системы в десятки раз сильнее. Это объясняет, почему рациональная часть мозга приказывает нам, но лимбическая не подчиняется.

Вспомните, как пытались заставить себя зайти в холодную воду, но в итоге стояли не в силах сделать следующий шаг. Вас тормозил неокортекс и палеокортекс. В работе происходит также: вы отдаете себе приказы, но мозг сопротивляется и вы прокрастинируете.

Типичные примеры прокрастинации на работе

Программисту Андрею дали новый проект. Сначала времени у него предостаточно, поэтому он откладывает работу до последнего, приступая к ней только за несколько дней до сдачи. Теперь ему нужно работать сутками: он почти не спит и не ест, его стол завален пустыми банками от энергетиков. Иногда этот порыв эффективности помогает сдать проект вовремя, но качество изрядно страдает. 

Последствия для компании: потеря заказчика из-за некачественной работы и срыва сроков, минус в прибыли, плохие отзывы.

Проджект-менеджер Мария страдает прокрастинацией другого рода. С самого утра у нее висит много задач, и она не знает, за что хвататься. Поэтому она переключается на просмотр соцсетей, чтобы немного разгрузить себя от стресса. Так происходит каждый день: почти до обеда она не может решить за что взяться, поэтому не успевает и половины.

Последствия для компании: клиентов подводят со срокам, намеченный план не выполняется.

Максим работает менеджером по продажам. Каждый день он смотрит обучающие видео, заучивает скрипты. Но как только доходит до дела, он впадает в ступор. До первого звонка он сидит пару часов, так и не решаясь набрать. Он боится получить отказ или неправильно обработать возражение. Из-за своей неуверенности он прокрастинирует и тратит полдня на общение в соц сетях. 

Последствия для компании: некачественная обработка заявок, слив бюджета впустую, потеря потенциальной прибыли.

Все эти люди могут быть продуктивными, мотивированными работниками. Их проблема не в лени, они просто не знают, как бороться с прокрастинацией. 

Уравнение прокрастинации

Канадский профессор психологии Пирс Стил в своей книге «Уравнение прокрастинации» говорит, что привычка откладывать дела на потом свойственна 95% людей. Он вывел уравнение, которое объясняет отсутствие мотивации для работы:

Ожидание — это то, как мы видим результат работы. Например, для программиста Андрея — это позитивный отзыв от заказчика, работающий код. Для продажника Максима положительным ожиданием будет продажа. Но в его случае ожидания занижены, он думает о провале.

Ценность определяет, насколько задача будет привлекательной, приоритетной. Важный проект может не отвечать интересам сотрудников, поэтому они вместо него выбирают переписываться с друзьями или смотреть нетфликс.

Импульсивность показывает, насколько мы готовы взяться за работу, даже если она сложная или не срочная. Импульсивные люди хотят получить результат здесь и сейчас. Они скорее возьмутся за задачу на час, а еще лучше просто пойдут выпить кофе.

Задержка говорит о том, через сколько вы получите желаемый результат. Если результат и оплата за проект будет только через полгода, за работу взяться будет гораздо сложнее, чем в случае завершения и оплаты в конце недели.

В итоге уравнение прокрастинации объясняет, почему часто люди выбирают посмотреть телевизор или выпить чай, а не работать над важным проектом. Дело не в лени, наш мозг оценивает, как быстро мы получим удовольствие от работы, приятно ли будет ее выполнять и подбрасывает нам лучший вариант. Хорошая новость в том, что мы способны этим управлять. Есть несколько хитростей, которые не дадут мозгу нас обманывать.

Как влияет прокрастинация на жизнь сотрудников и всей компании

Прокрастинация понижает самооценку и удовлетворенность сотрудников. Они не получают удовольствие от работы, и от жизни в целом. Это заставляет их искать проблему в себе или в компании. Во втором случае, сотрудники начнут думать о поиске новой работы. Также у них может развиться выученная беспомощность, что негативно скажется на работе. 

Прокрастинация влияет на здоровье. Согласно исследованиям Сушии Сиройс, люди с хронической прокрастинацией более склонны к тревожности, депрессии, чаще болеют простудой.Также у них может развиться выученная беспомощность, что негативно скажется на работе. 

Все это ведет к тому, что ценные сотрудники становятся неэффективными, а найти новых специалистов на их место трудно. На рынке ИТ сейчас наблюдается дефицит квалифицированных кадров: предложения превышают количество кандидатов. Поэтому одна из основных задач руководителя — это удержание ценных кадров и обеспечение им всего необходимого. 

Чем грозит прокрастинация сотрудников для компании:

  • постоянный срыв дедлайнов;
  • снижение качества работы: банальные ошибки становятся нормой;
  • текучка кадров, проблемы с поиском компетентных специалистов;
  • потеря потенциальной прибыли;
  • негативные отзывы клиентов;
  • сарафанное радио будет работать против компании — вас прорекламируют как «тех, к кому обращаться не стоит».

Как руководителю бороться с прокрастинацией команды

Проще всего сказать, что это все глупости, надавить на сотрудников и пригрозить лишением премии. Но проблему это не решит, вы только потеряете доверие коллег или вообще увидите на столе заявление на увольнение. Не спешите, в этой ситуации рациональнее отнестись к работникам чутко и постараться помочь.

Найдите причину

Выведите сотрудника на честный разговор. Скажите, что с прокрастинацией сталкивается каждый, но вам важно знать, в чем дело. Дайте понять, что не осуждаете, а только хотите помочь. Отвечать можно честно, за это ничего не будет. Приведите в пример пару причин, чтобы сотруднику было легче ответить:

  • «Ты устал от работы и у тебя начинается выгорание?»;
  • «Тебе сложно или не нравится выполнять какие-то задачи?»;
  • «Что если из-за перфекционизма ты слишком много энергии тратишь на каждую задачу, и поэтому тебе трудно начать?»;
  •  «Ты выглядишь уставшим. Возможно, прокрастинация у тебя от недостатка отдыха?»;
  • «Ты откладываешь задачи, потому что на них много времени и тебе проще сделать перед дедлайном?»;
  • «У тебя бывает такое, что не знаешь с чего начать, нет в голове конкретного плана, и из-за этого ты медлишь?».

Не утверждайте, а лишь предполагайте: используйте в начале вопросов слова «может быть», «возможно», «мне кажется». Не играйте во всезнающего — наша цель дать подсказку, чтобы человеку было легче найти ответ самому. Если он говорит, что совсем не знает, перечислите все варианты и спросите, близко ли ему что-то. В зависимости от ответа предлагаем решение.

«Кажется, у меня выгорание», «Мало отдыхаю»

Таким работникам трудно разделять работу и отдых. Сначала человек много работает, забывая о личной жизни и отдыхе. Но ресурс исчерпывается и наступает прокрастинация. 

Что делать руководителю:

  • даем сотруднику пару выходных;
  • если ситуация критическая, предлагаем взять отпуск. Сотрудник будет благодарен и почувствует себя услышанным;
  • если человек долго работал над одним проектом и устал от этого, предлагаем заняться новым проектом;
  • если сотрудники работают в офисе, убедитесь, что у них есть все необходимое для отдыха. Это могут быть фрукты, печенье, настольные игры, литература. Между задачами необходимо качественно отдыхать.

«Мне сложно/не нравится выполнять какие-то задачи», «Боюсь провала»

Проблема таких людей в заниженных ожиданиях и самооценке. В 90% задача им по силам, их отпугивают большие нагрузки.Также неуверенность в себе иногда связана с провалом на предыдущем проекте или неудачным стартом в компании.

Что делать руководителю:

  • разбираемся, на самом ли деле человек должен выполнять эти задачи или на него перекинули чужие обязанности;
  • предлагаем определить, какой минимум он сможет выполнять каждый день, чтобы ему было легко. Предупредите, что не стоит завышать этот минимум;
  • просим сотрудника каждый день показывать нам этот минимум;
  • повышаем этот минимум каждую неделю понемногу. Важно, чтобы нагрузка повышалась почти незаметно. Наша цель — приучить сотрудника к тому, что эта задача решаема, избавиться от сопротивления со стороны его мозга;
  • просим составить таблицу результатов работы на листе. Таблица составляется на месяц и в ней человек каждый день отмечает сколько работал над сложной задачей. Он может добавить в этот список другие полезные привычки, которые хочет обрести и отмечать зеленым маркером дни, когда выполнил минимум, красным — когда нет. Желательно контролировать выполнение;
  • напоминаем, для чего нужно делать задачи. Рисуем картину позитивного будущего. Напоминаем о результате и вознаграждении.

«Мне трудно начать», «Оттягиваю, потому что дедлайн не скоро»

Проблема таких сотрудников в организованности. Они никогда не строят планов, а действуют интуитивно, по настроению: в один день могут работать 12 часов, а потом неделю маяться ерундой.

Что делать руководителю:

  • просим составить план, в котором будут задачи максимум на 2 часа. Разбиваем большие проекты на маленькие задачи;
  • просим прописывать этот план на листе от руки каждый день. Чтобы человек не сбился с пути, просим присылать фото-отчет, хотя бы первый месяц;
  • научите сотрудников пользоваться матрицей Эйзенхауэра: важные и срочные задачи — делать, важные, но несрочные — планировать, а неважные и несрочные — удалять. О том, как научиться эффективно управлять своим временем, подробно читайте в этой статье;
  • просим установить приложение Freedom, которое блокирует посторонние приложения и сайты во время работы. Оно позволяет отслеживать историю блокировок, а также смотреть за прогрессом эффективности. Еще есть функция синхронизации с телефоном, поэтому вы сможете полностью контролировать своих сотрудников.

Эффективнее соединять несколько вариантов, потому что прокрастинация приблизительно у всех лечится одинаково, но нам важно показать, что мы решаем проблему конкретного сотрудника. Также было бы неплохо подключить к решению проблемы штатного психолога, ведь помощь специалиста в ситуации с прокрастинацией точно лишней не будет. 

Также эффективно заниматься психотерапией. Исследование китайских психологов Шуо Вана и Я Чжоу, показали, что АКТ (Acceptance and commitment therapy) – самый эффективный метод борьбы с прокрастинацией. Это часть когнитивно-поведенческой психологии хорошо работает и для групповой, и для индивидуальной психотерапии. Такой вариант решит проблему практически сразу и работает долгосрочно.

Напомните сотруднику, что не в ваших интересах пинать его каждый раз. Вы только хотите, чтобы он работал с удовольствием, в состоянии потока. Важно, чтобы работа ему отзывалась, и чтобы ему были близки принципы вашей компании. Если несмотря на все советы вы видите, что ничего не меняется — скорее всего, человек не на своем месте.

И в качестве бонуса даю вам список 6 книг список книг, в которых подробно объясняется природа прокрастинации и описывается, как ее победить. Приятного чтения!

  1. Петр Людвиг «Победи прокрастинацию»;
  2. Пирс Стил «Уравнение прокрастинации»;
  3. Тим Пичил «Не откладывай на завтра»;
  4. Крис Бэйли «Мой продуктивный год»;
  5. Нейл Фьоре «Легкий способ перестать откладывать дела на потом»;
  6. Лора Вандеркам «Книга о потерянном времени».